إدارة الوقت. صفة الناجحين والمليارديرات. إليك أكثر النصائح فعالية لزيادة انتاجية حياتك

تنظيم الوقت سمة يتصف بها النبلاء والناجحين فقط

كل شخص لديه 24 ساعة فقط في اليوم. ولكن يبدو أن هناك بعض الأشخاص أكثر إنتاجية من غيرهم. ما السر؟ إنها إدارة الوقت يا سادة: كيف تخطط ليومك وترتب أولوياته وأحداثه. حيث في الحقيقة لا يمكنك توفير المزيد من الوقت ، لكن إدارته بحكمة يمكن أن تجعلك أكثر سعادة وصحة وإنتاجية. فيما يلي أكثر الطرق فعالية لإدارة الوقت.

تعتمد إدارة الوقت بشكل كبير على ظروفك الفريدة التي تختلف بالنسبة لك عن الآخرين ، ولكن بعض النصائح العامة يمكن أن تساعدك في الحفاظ على تنظيم حياتك وعملك وتحسين مهاراتك في إدارة الوقت بغض النظر عن أي شيئ.

1. انظر إلى الصورة الأكبر والأبعد
هناك قول ماليزي مأثور وقديم يقول "لا يمكنك رؤية الغابة لأنك لا تستطيع رؤية الأشجار؟" أي انه حتى لو كنت في قلب الغابة فلن تراها وتشعر بها إلا اذا رأيت الأشجار من حولك واندمجت مع الطبيعة الكلية للمكان.

إن الفوضى والهوس بالتفاصيل يجعل من المستحيل تقريبًا أن يكون الإنسان منتجًا. ما تحتاجه حقا هو القدرة على الحصول على نظرة شاملة للجدول العام ومهام العمل والقدرة على رؤية الصورة الكبيرة لأولوياتك.

إليك نصيحة مهمة تساعدك على تكوين صورة أكبر لأولوياتك: قم بتوصيل خدمة Monday بتقويم Google لاضافة ملاحظات حول تفاصيل العمل الخاص بك وتفاصيل كل الأولويات ثم قسمها من خلال التطبيق إلى أجزاء يمكن التحكم فيها. يؤدي ذلك إلى الاحتفاظ بملاحظاتك وتقويمك في مكان واحد ويسهل عليك بدء التنظيم من خلال ربط ملاحظاتك بالأحداث.

 

2. حدد أولوياتك في وقت مبكر
القول الشائع في الولايات المتحدة أنه يجب أن تنام وأنت تعرف ماذا سوف تفعل غدا..  هل تتذكر المسلسل الكارتوني بينكي وبرين؟
عندما كان يسأل بينكي برين دائما، ماذا سوف نفعل غدا يا برين. فيرد برين قائلا. سنفعل ما نفعله كل ليلة. نحاول السيطرة على العالم.في الواقع انت تحتاج للسيطرة على أولوياتك في الحياة اليومية والاسبوعية والشهرية وليس السيطرة على العالم.

تحديد الأولويات طريقة ذكية لضمان يوم مثمر. أنت بحاجة إلى فهم السياق العام للمهام التي يجب القيام بها أولاً ، ولماذا ومتى. قبل أن تبدأ يومك ، من الجيد أن تقيم بصدق ما تحتاج إلى القيام به والمدة التي ستستغرقها لإكماله.

بشكل أكثر تحديدًا ، يجب أن تهدف إلى:

جمع كل مهامك في قائمة واحدة وتقسيمها حسب الشهر أو الأسبوع أو اليوم.
افصل المهام المهمة أو العاجلة عن المهام ذات الأولوية الأقل.
نظم يومك عن طريق القيام بالمهام الأكثر أهمية أولاً ثم المهام الأقل أهمية لاحقًا.


نصيحة متعلقة بالإنجاز: تساعدك ميزة مهام جوجل على قضاء يومك من خلال تنظيم مهامك والتحقق منها عند الانتهاء من كل مهمة ، حيث تساعدك في تسجل التفاصيل المتعلقة بتنفيذها ، مثل تفاصيل المهمة أو المشروع وتواريخ التسليم والالتزامات الزمنية.

كل هذا يساعدك في ترتيب أولوياتك وضبط الترتيب حسب الحاجة ، وإنشاء جدول زمني للوفاء بجميع المسؤوليات.

 

3. قم بتركيز معلوماتك في مكان واحد موحد (أجندة واحدة أو تطبيق واحد)
إمكانية الوصول للمعلومات وقت الحاجة إليها هي مفتاح الإدارة الفعالة للوقت. الوقت الذي تقضيه في البحث عن المعلومات يضيع بلا فائدة.

احتفظ بجميع ملاحظاتك ومهامك وجداولك في مكان واحد لتجعل حياتك أكثر إيجازًا.

من ضمن الأشياء التي يواجهها أصحاب العمل، عند إعطاء مهام أو معلومات لمساعديهم وموظفيهم أو حتى لشركائهم هو أن كل المعلومات المتبادلة يتم تجاهل معظمهم أو تسجيلها في أماكن مختلفة وفي النهاية تضيع ثم يتم إعادة طلبها مرات ومرات. سوء ادارة الاحتفاظ بالمعلومات المهمة يجعل من الصعب استرجاعها وتضييع الوقت في استعادتها.

في الحقيقة لا يوجد أي سبب يدعوا لإضاعة الوقت الثمين في تتبع المعلومات المهمة.

كلما كان الوصول إلى المعلومات التي تحتاجها أسهل ، زادت الإجراءات التي يمكنك اتخاذها على الفور. إذا كان عليك التبديل باستمرار بين التطبيقات للحصول على البيانات التي تريدها ، فهذا مضيعة للوقت وإزعاج كبير.

نصيحة مهمة: يؤدي الاحتفاظ بمهامك وملاحظاتك معًا إلى ربط جميع المعلومات التي تحتاجها لإنجاز مهمة ما. بهذه الطريقة لن تفوتك أي معلومات ولن تقضي حياتك في فوضى.

 

القيام بربط التقويم + المهام + الملاحظات يساعدك في القيام بما يلي:

- إنشاء ملاحظات لأي حدث فورًا والوصول السريع لتلك الملاحظات لاحقًا من أداة التقويم على شاشة هاتفك الرئيسية.

- التحضير للاجتماعات بسهولة مسبقًا. نقرة واحدة تنشئ ملاحظات منظمة مع تفاصيل الاجتماع بالإضافة إلى ما تريد القيام به من إجراءات.


- البحث عن تفاصيل الاحداث والمناسبات والاجتماعات مثل التاريخ والعنوان ومعلومات عن الحضور.

 

4. حدد مواعيد محددة بدقة ونهائية للتنفيذ
هل تسمع دوما جملة "غدا سأفعل" أو "في الفرصة المناسبة سأفعل كذا" ، في الواقع تتحول الفرصة وما ستفعله غدا إلى نوع من الفاكهة المحببة للمصريين تسمى المشمش.

أهم التفاصيل في أي مهمة هي الموعد النهائي ، سواء تم تحديده من قبلك أو من قبل شخص آخر. تمنحك المواعيد النهائية جدولًا زمنيًا محددًا وفكرة تقريبية عن مقدار الوقت الذي يجب أن تخصصه لكل مهمة. غير ذلك سيتحول التنفيذ إلى مماطلة وربما يتحول الأمر إلى مجرد المشمش المحبب للمصريين.

وبمناسبة مصر والمصريين سنكتب لاحقا عن مفهوم الخمس دقائق في هذا البلد. المفهوم الذي عجزت عن تفسيره كل برامج إدارة الوقت في العالم.

 

على أي حال، ينظم الكثيرون يومهم عن طريق كتابة قوائم مرجعية تحتوى على سطر لكل مهمة ثم يقومون بمحو كل مهمة أثناء إكمالها. على طريقة شراء قائمة المنتجات من المتجر وفي يدك ورقة تشطب فيها على كل بند قمت بشرائه. لسوء الحظ ، هذا لا يساعد في إدارة الوقت بكفاءة ويمكن أن يأتي بنتائج عكسية. هذا لأنه ، في قائمة بسيطة مثل هذه، لا يتم النظر في "المدة المقدرة" لكل عملية ونادرًا ما يتم تحديدها "حسب الأولوية". بدلاً من التركيز على قائمة المهام ، نظم مهامك حسب المواعيد النهائية. بالطبع ، يجب مراعاة المشروعات التي تستغرق وقتًا أطول.

 

اتبع هذه القواعد الأربع لإدارة عملك بشكل أفضل:

امنح نفسك الإحساس بالإلحاح. إذا كان لديك الكثير من الوقت لإكمال مهمة ما ، فمن السهل المماطلة. بدون القليل من الشعور بالإلحاح ، من المغري التركيز على الأنشطة الأقل أهمية والتي لا علاقة لها بالمهمة المطروحة. كما أنه يمكنك مشاهدة فيلم اثناء التنفيذ. هذا خطأ كبير. قم بتحدد مواعيد نهائية قصيرة المدة الزمنية لتحافظ على تقدمك وتحفزك وشعورك بالإلحاح وضرورة التنفيذ.
تناسب مع نفسك. كيف تدير وقتك هي مسألة شخصية ، والمهام في حياتك يجب أن تتكيف مع إيقاعك الخاص. بدلًا من محاولة تطويع المهام على التوافق مع جدول زمني محدد ، الأفضل أن ترتب هذا الجدول الزمني بحيث يمكنك إكماله وفقًا لأسلوب حياتك.


اجعل مهماتك قابلة للتنفيذ. لا تكتب فقط ما يجب القيام به. تخيل سيناريو التنفيذ نفسه وكيف ستفعل ذلك وما الذي ستحتاجه. عندها فقط ستكون جاهزًا لإكمال المهمة. وستضع لنفسك تصور واقعي بالمدة الزمنية المطلوبة.


اجعل مواعيدك النهائية ذات مغزى. يجب أن تكون المواعيد النهائية مهمة ويجب أن تكون مسؤولاً أمام نفسك وفريق عملك أو الأشخاص الذين لهم علاقة بالمهمة المطلوب تنفيذها.


نصيحة مهمة: استخدم Monday لتحديد (والوفاء) بالمواعيد النهائية والاحتفاظ بالمهام والملاحظات المتعلقة بالمهام في لمح البصر حتى تتمكن من تتبع جميع مهامك. تتيح لك "مهام" تعيين الأولوية وتواريخ الاستحقاق والتذكيرات بمهامك وإدارتها من داخل ملاحظاتك.

5. قدم لنفسك استراحة على الطراز الذكي
لا يحصل الناس على قسط كافٍ من الراحة عندما يحتاجون إليها بسبب الخوف من فقدان الإنتاجية. لكن الراحة ليست مفيدة لصحتك فحسب ، بل هي أيضًا ضرورية ليوم منتج. يكون أكثر فاعلية عند استيفاء الشروط التالية:

أثناء استراحتك ، يجب أن تركز على نشاط مختلف تمامًا عما كنت تفعله للتو.
يجب أن تحافظ على جو متعلق بالعمل حتى تتمكن من العودة إلى العمل بسرعة.
كل استراحة تأخذها عندما تحتاجها حقًا تساعد.
الفوائد الصحية للراحة جيدة التخطيط كل 45-90 دقيقة مثبتة علميا بفوائدها الرائعة. حيث تقلل من التوتر وتحسن التركيز في العمل بعد الاستراحة ، مما يساهم في الشعور بالراحة والانتاجية معا وعدم القلق والقضاء على التوتر.

 

نصيحة مهمة: قم بأتمتة جدول الاستراحة الخاص بك مع الإخطارات في Monday . عندما تتلقى تذكيرًا بأخذ قسط من الراحة ، خذ قسطًا من الراحة. هذا ليس مضيعة للوقت ، بل يساعدك على أن تكون أكثر نشاطا وأكثر إنتاجية بشكل عام.

حان الوقت لبدء تنظيم الوقت

قد يكون الحفاظ على مهامك على المسار الصحيح أمرًا صعبًا مع تغيير الأولويات باستمرار ، ولكن Monday يساعدك على إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية ، وتتبع مهامك ، والتخطيط المسبق ، وزيادة الإنتاجية. استخدم الصفحة الرئيسية والتقويم والمهام معًا لبناء قدراتك الحالية وإنجاز المزيد.

المهام + الملاحظات = سد الفجوة بين ما تحتاج إلى القيام به والمعلومات التي تحتاجها لإنجازه ، مما يساعدك في الوصول إلى أهدافك بشكل أسرع.

التقويم + الملاحظات + المهام = عثور سريع على كل معلومة حيث يمكن العثور بسهولة على جميع المعلومات التي تحتاجها بنقرة واحدة ، مما يقلل من ضياع الوقت.

الصفحة الرئيسية + الملاحظات + التقويم + المهام = تنظّيم كامل يومك باستخدام لوحة معلومات سريعة تدمج المعلومات التي تحتاج إلى معرفتها بالمهام.

ملاحظاتك الأكثر أهمية والمهام الأكثر إلحاحًا وتقويمك، كلها في عرض واحد موحد سلس.

 

أداة احترافية لإدارة الوقت:

Monday تقدم واحدة من أفضل أدوات إدارة الوقت الاحترافية التي يمكن توصيلها بحساب جوجل حيث يوجد نسخة مجانية من Monday وايضا إذا كنت صاحب عمل أو حياتك أكثر تعقيدا فهناك نسخة تم تصميمها لمساعدتك في إدارة مواردك بما في ذلك الوقت بشكل فعال. انقر هنا لمعرفة المزيد حول أفضل أدوات إدارة الأعمال وإدارة الوقت ، يرجى ملاحظة أنه إذا قمت بالاشتراك في هذه الأداة من خلال الرابط المقدم فسوف نحصل على عمولة لإحالتك. سيساعدنا هذا على الاستمرار في تقديم محتوى مفيد لك.

 

قد تجد هذه المقالة مفيدة أيضًا: افضل برامج إدارة المشاريع من حيث الفعالية والتكلفة

 

أخيرًا ، إدارة الوقت تؤدي إلى تحقيق أقصى استفادة من وقتك والقيام بالشيء الصحيح في الوقت المناسب. يمكن أن تساعدك الإدارة الذكية للوقت على أن تكون أكثر إنتاجية وتقدمًا في مجالات مختلفة من حياتك مع التحكم في مستويات التوتر والطاقة لديك من خلال فهم قيمة الوقت ، مع الاستمتاع تمامًا بكل لحظة من عملك أو حياتك دون تضييع وقتك وستعرف تماما أين يذهب وقتك كما تعرف أين تذهب نقودك؟؟ 

هل تعرف أين تذهب نقودك؟ أو وقتك؟

نترك الإجابة لك ولكن إذا أردت اجابات دقيقة فالأمر يعتمد كليا على إدارة الوقت لأن إدارة المال تحتاج لإدارة الوقت أولا للحصول على المال بشكل فعال ومن ثم تنظيم وقت استثماره أو إنفاقه بشكل فعال أيضا.

 

نصيحة أخيرة ومهمة: اقرأ كتاب الأشياء الأولى أولا للكاتب الرائع ستيفن ر كوفي وأيضا كتابه الرائع العادات السبع للناس الأكثر فعالية. حيث سوف يغير الكتابان حياتك ويجعلانك أكثر قدرة على تنظيم وقتك وحياتك بشكل رائع.

هل تود أن تفعل شيئا جيدا مقابل المعرفة التي نعطيك إياها بالمجان؟؟ 
إذا كنت تود التعبير عن الشكر فكل ما عليك هو مشاركة رابط المقال على منصات التواصل الاجتماعي.